PROSES OPERASIONAL KEGIATAN PUBLIC RELATIONS

                                                                             BAB I

   Ada 3 hal yang menjadi prioritas dalam kegiatan PR yaitu :

1. EVENTS : Kegiatan PR atau Humas terjadi dalam kerangka waktu terbatas. Kapan mulai dan kapan berakhirnya sangat jelas (ditujukan untuk satu atau beberapa publik terpilih).

2. CAMPAIGN : Kegiatan PR/Humas yang prinsipnya hampir sama dengan event, namun biasanya diadakan dalam waktu yang lebih panjang dan dapat terdiri dari berbagai event.

3. PROGRAM : Kegiatan PR/Humas yang terdiri dari berbagai events biasanya tidak punya batas yang jelas kapan berakhirnya, karena program PR dilakukan secara berkesinambungan.

     Untuk menjalankan 3 kegiatan diatas, tentu seorang PR harus melakukan four step PR proses, dan penjelasannya berikut dibawah ini :

     Cutlip dan Centre mengemukakan tentang tahap-tahap proses operasional public relations ini awalnya mengalami perubahan namun secara prinsip adalah sama. Berikut perubahan tersebut Tahun 1962 : Fact Finding – Planning and Programming – Communicating – Evaluating

Tahun 1972-1982 : Research listening – Planning – decision making – communication action – evaluation

Tahun 1985 – 1994 : Defining Public Relations Problems, - Planning and Programming, - Talking action and communicating, - Evaluating the Program

  1.Defining Public Relations Problems

     Dalam tahap ini, PR harus dapat menetapkan permasalahan2 yang menyangkut kegiatan2 PR, yaitu lebih mengarah kepada upaya selain pengumpulan data juga penetapan permasalahan yang dapat terobservasi oleh PR

     Pada tahap ini opearsionalisasinya meliputi langkah-langkah dalam upaya mencari dan mengumpulkan data tentang hal2 yang dilakukan public relations dalam bentuk : opini public, sikap publik dan perilaku publik.

     Untuk mengetahui hal tersebut, PR dapat melakukannya melalui dua macam metode yaitu metode formal dan metode informal.

     Jadi tahap ini, PR harus dapat mengetahui dan menganalisis situasi dalam rangka menjawab “apa yang terjadi saat ini?” dengan menganalisis situasi nya berdasarkan dua macam metode diatas :

1. Metode Informal

     Merupakan kegiatan penelitian yang dilakukan oleh PR dalam mengumpulkan data sesuai fakta. Kegiatan ini terbagi melalui pengumpulan data primer dan sekunder

1. Data Primer,

    Data yang diperoleh langsung dari sumber, misalkan public figure, tokoh masyarakat, konsultan, pejabat dll yang dianggap mempunyai sumber informasi yang kredibel dan mengetahui permasalahan yang sedang diobservasi

    Cutlip and Broom mengemukakan beberapa kegiatan dalam mencari data primer ini diantaranya melalui :

• Personal contact
• Key Informants
• Ombudsman / ombudswoman
• Mail analysis
• Hot lines
• Field report
• Focus groups

2. Data sekunder

    Yang dimaksud data sekunder itu adalah data yang diperolehnya dari data yang langsung kemudian di olah berupa tulisan atau laporan yang dipublikasikan misalnya buku, skripsi, jurnal ilmiah, dan sebagainya.

2.Metode Formal :

     adalah kegiatan PR dengan cara melakukan proses penelitian secara formal. Proses penelitian ini dilakukan untuk mengumpulkan, menganalisis dan menafsirkan data yang ada kaitannya dengan permasalahan PR. Dalam pelaksanaannya hal ini dilakukan dengan menggunakan jasa ahli riset atau konsultan di bidang riset, karena riset formal ini tentunya memerlukan keahlian yang professional, objektivitas, dan menyita banyak waktu

2.      Planning dan Programming

     Planning adalah perincian secara teratur dan berurutan tentang langkah-langkah yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan tertentu

     Programming adalah susunan acara, yaitu perincian waktu atau timing secara teratur dan menurut urutan tertentu tentang pelaksanaan langkah demi langkah sesuai dengan apa yang telah ditetapkan dalam planning

Tahap planning dan programming ini, kegiatan yang dilakukan lebih kepada tahap berpikir “apa yang harus kita lakukan, katakan dan mengapa ?” sehingga untuk menjwab pertanyaan tersebut maka diperlukan sebuah strategy

    Perencanaan adalah campuran dari kebijaksanaan dan tata cara (prosedur). Dan program adalah penetuan dengan tegas berkaitan dengan program jangka pendek, menengah dan panjang, sehingga tahapan program terlihat perkembangannya secara jelas. Program operasional PR, terbagi ke dalam :

• Program Rutin: yaitu program PR yang tersusun menurut urutan situasi dan dilaksanakan secara teratur sesuai dengan perkembangan organisasi, misal : program tentang kegiatan PR yang dilaksanakan secara rutin setiap hari, seminggu sekali, sebulan sekali, setahun sekali dll
• Program Insidental : yaitu Program PR yang disusun jika sewaktu-waktu perlu dilaksanakan, sebagai program tambahan atau dadakan, missal : organisasi kedatangan tamu /kunjungan secara mendadak, atau acara yang sewaktu waktu dianggap perlu.
• Program darurat : yaitu program yang disusun jika tiba-tiba organisasi mengalami musibah, kecelakaan atau apapun, karena sifatnya mendadak maka harus segera diatasi. Missal : musibah terhadap hasil produksi, mogok kerja, demontrasi, kecelakaan dll

     Selain, sebuah perencanaan dan program yang sedemikian matang, tapi tak ideal apabila tidak ada unsure publikasi, maka PR harus cerdas mengetahui media apa yang akan digunakan dalam menunjang kegiatan PR tersebut. Cutlip, Centre dan Broom mengklasifikasikan media dalam 3 kategori, yang dapat dipakai untuk internal public juga eksternal public. Yaitu :

I.The Printed Word

     Maksudnya adalah media public relations berupa tulisan, atau media tertulis/tercetak, contoh beberapa media yang dapat dilaksanakan untuk kegiatan PR meliputi media The Printed Word :

1. Organizational Publication, adalah penerbitan/publikasi organisasi, berupa :

• majalah organisasi yang memuat berita-berita tentang kegiatan2 organisasi dan prestasi yang telah dicapai oleh anggota organisasi
• Surat kabar organisasi (dalam bentuk tabloid), isinya bertujuan untuk mempromosikan organisasi dalam rangka untuk menciptakan/memperoleh citra baik dari publiknya.

2. Pamplets, Brosur, manual dan buku
3. Press Release dan Counter Release
4. Surat-surat
5. Insert dan Enclosures
6. Bulletin Boards, posters,billboards
7. Naskah pidato
8. Foto, grafik dan lukisan

II.The Spoken Word

    Istilah yang digunakan dalam kegiatan PR untuk Media lisan, Ada dua klasifikasi the spoken word :

1. Media Internal, meliputi :

• Meeting
• Closed Circuit Television
• Teleconferencing
• Telephone

2. Media Ekternal, ,meliputi :

• Press conference / konferensi pers
• Siaran radio
• Press interview
• Tape recorder
• Press tour

III.The image

   Istilah image ini digunakan kedalam media audio visual, dimana media ini mempunyai kelebihan yang bisa memberikan kombinasi sebagai media pandang dan dengar. Yang termasuk kedalam media the image ini adalah :

• Televisi
• Film
• Slides Film
• Open House
• Cable Television
• Stage Event
• Internet
• Pameran dan demonstrasi

3.Taking Action dan Communicating

     Merupakan tahap pelaksanaan/tahap action dari kegiatan PR sesuai dengan fakta dan data yang telah dirumuskan dalam bentuk perencanaan, misal, dengan cara apa dalam mengkomunikasikannya, menggunakan bentuk komunikasi apa? Misalkan komunikasi Persona, berupa anjang sono, personal kontak, door to door; atau komunikasi kelompok berupa diskusi, rapat, seminar ; atau komunikasi massa, berupa pameran, advertising, press release, workshop. Untuk tahap ini intinya adalah bagaimana memberikan keterangan dan menceritakan sesuatu dari awal sampai akhir, dengan demikian upaya yang dilakukan adalah dengan cara memberikan keterangan dan peragaan untuk sokongan dan bantuan terhadap perusahaan tentang rencana yang telah dibuat, dengan menjawab pertanyaan “pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, kapan dan bagaimana kita memberitaukannnya ?”

Dalam tahap ini Cutlip, Centre dan Broom, mengemukakan ada 3 hal yang harus diperhatikan, yakni :

1. The Action Component of strategy
2. The communication component of strategy
3. Implementing the strategy

1.The Action Component of stategy, dalam hal ini praktisi public relations harus dapat melakukan tindakan yang sifatnya “acting responsively and responsibly”, dalam arti mau mendengar keinginan public dan bertanggung jawab terhadap public yang diwakilinya sehubungan dengan segala kegiatan yang dilakukan.

2.The communication compenent of strategy, konsentrasi pada pengkomunikasian, tentu saja harus mempertimbangkan seluruh komponen komunikasi yang dilaksanakan mulai pada saat menggunakan media, menggunakan sumber media, membawa komunikan atau yang menjadi sasaran komunikasi ke arah yang diinginkan, memodifikasi pesan yang baik, dapat menggiring opini, sikap dan perilaku public.

3.Implementing the strategy, dalam melaksanakan strategy ada 7 hal yang termasuk pada pelaksanaan atau implementasi komunikasi PR, yaitu :

• Credibility ; dimulai dengan sumber komunikasi yang dianggap kompeten
• Context ; pesan yang disampaikan harus sesuai sengan realita dan lingkungan dimana komunikasi itu dilancarkan dan tidak kontradiksi dengan sasaran sehingga mau berpartisipasi dengan program
• Content ; bahwa pesan yang disampaikan adalah yang dapat dimengerti oelh audience yang menerimanya
• Clarity ; pesan yang disampaikan haruslah menggunakan term-term yang sederhana, kata2 yang digunakan harus mempunyai arti yang sama baik kedua belah pihak
• Continuity dan Consistency ; bahwa pesan komunikasi itu diharapkan berkelanjutan dan konsisten dari waktu ke waktu sehingga audience menjadi semakin yakin dan inherent dengan program kita
• Channels ; pemilihan media yang tepat dan dapat menjangkau sasaran
• Capability of the audience ; perlu diperhatikan juga kapasitas sasaran dalam menterjemahan pesan2 yang disampaikan sumber komunikasi.
•  

4. Evaluating The Program

   Tahap evaluasi dilakukan antara lain untuk :

1. Mengeavaluasi dan mengukur keberhasilan kegiatan yang telah dilaksanakan. Apakah kegiatan komunikasi telah mencapai target sesuai dengan rencana
2. Mengevaluasi manfaat kegiatan yang telah dilaksanakan dalam arti seberapa besar kegiatan ini memberikan manfaat bagi public dan organisasi
3. Mengevaluasi kekurangan atau kekebihan (keuntungan atau kerugian) dari program kegiatan yang telah dilaksanakan baik bagi organisasi atau publiknya
4. Mengevaluasi kegiatan yang sifatnya menyimpang dari rencana, sehingga dapat dicata apa uyang harus diperbaikinya sehingga pada tahap pelaksanaan prose PR berikutnya diharapkan akan terlaksana secara lebih sempurna.

REFRENSI

Rosadi Ruslan, Manajemen Publik Relations, Jakarta: PT Grapindo Persada. 2007.

Internet